Privacybeleid

Dit privacybeleid („Privacybeleid”) is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten van Alice als gegevensbeheerder. Lees dit privacybeleid samen met ons cookiebeleid. Dit is het eerste en enige privacybeleid dat we hebben. Alice kan dit privacybeleid in de toekomst bijwerken; de laatste versie is altijd te vinden op onze website.

‍

1. Over dit privacybeleid

Door bijvoorbeeld je commerciële relatie of recent contact met Alice of vanwege een bezoek aan of actie op onze”Website” (https://www.alice.law inclusief gerelateerde subdomeinen) kunnen we persoonsgegevens over u of, als u een bedrijf bent, uw werknemers/vertegenwoordigers verzamelen, opslaan en anderszins verwerken (”uw persoonlijke gegevens”).

Dit privacybeleid beschrijft (i) hoe we uw persoonlijke gegevens verzamelen, behandelen en opslaan; (ii) de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens; en (iii) de maatregelen die we nemen om deze te beschermen en uw persoonlijke gegevens te beveiligen.

Alice respecteert je privacy en we streven er altijd naar om te handelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, zoals (niet uitputtend): (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016⁄679 van 27 april 2016 (”GDPR”) en (ii) de Belgische privacywet van 30 juli 2018; (samen:”Wetgeving inzake gegevensbescherming”).

‍

2. Alice is de gegevensbeheerder

Wij zijn Alice BV, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel te 8200 Brugge (België), Diksmuidse Heerweg 126, geregistreerd in de Kruispuntdatabank voor Ondernemingen onder nummer 1019.819.101 (”Alice” of”wij/ons”). Alice is de ontwikkelaar en leverancier van de oplossing zoals beschreven en vertegenwoordigd op de website (de”Oplossing”), de bijbehorende service van Alice (”Service”) en is de eigenaar van de website. In het licht van de wetgeving inzake gegevensbescherming zal Alice optreden als de gegevensbeheerder van uw persoonlijke gegevens voor de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid.

‍

3. De verwerkingsactiviteiten van Alice

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen, opslaan en verwerken en het doel waarvoor we deze gegevens verwerken, kan verschillen, afhankelijk van uw relatie met Alice. We onderscheiden in het bijzonder vijf verschillende scenario's: (i) U surft op onze website; (ii) u (wilt) direct marketing ontvangen (zoals updates en nieuwsbrieven) met betrekking tot de diensten en producten van Alice (inclusief de oplossing); (iii) U bent een prospect en/of zoekt een commerciële relatie met Alice; (iv) Uw bedrijf is een actieve Alice-klant en/of zoekt een commerciële relatie met Alice; of (v) U bent | uw bedrijf is een partner of een leverancier van Alice.

‍

3.1 U surft op onze website

Contact opnemen met Alice via het contactformulier/bot op de website.

Doel: om eventuele vragen te beantwoorden en/of om een gesprek te starten.

Persoonlijke gegevens: voornaam, vrijwillig verstrekte informatie, achternaam, (werk) e-mailadres, aard van de aanvraag

Rechtsgrond: toestemming.

Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na je laatste contact met Alice.

Cookies: tijdens het browsen op onze website kunnen we ook uw persoonlijke gegevens verzamelen via cookies die zijn opgeslagen op uw apparaat (en) om de werking van de website te optimaliseren. Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie.

‍

3.2 U (wilt) direct marketing ontvangen (zoals updates en nieuwsbrieven) met betrekking tot de diensten en producten van Alice

Directe marketing

Doel: het verstrekken van meer informatie over (nieuwe functies van) de oplossing, onze service of gerelateerde producten/diensten.

Persoonlijke gegevens: voornaam, (werk) e-mailadres, achternaam.

Rechtsgrond: toestemming.

Bewaartermijn: Tot u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel (cfr. Sectie 8- „Recht om bezwaar te maken”). Je wordt automatisch afgemeld als we meer dan een jaar geen contact met je hebben opgenomen.

3.3 U bent een prospect en/of zoekt een commerciële relatie met Alice

Een persoonlijke demo aanvragen
‍

Doel: om uw persoonlijke demo van de Alice Solution in te plannen.

Persoonlijke gegevens: voornaam, (werk) e-mailadres, achternaam.

Rechtsgrond: toestemming.

Bewaartermijn: Totdat je hebt verzocht niet langer door Alice gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na je laatste contact met Alice, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

‍

Algemene communicatie met Alice & prospectie door Alice

Doel: om kwaliteitsgesprekken te voeren (via e-mail, telefoon of zakelijke sociale mediakanalen) waarin Alice meer informatie geeft over haar Service en het Alice-platform.

Persoonlijke gegevens: voornaam, (werk) e-mailadres, achternaam, telefoonnummer, bedrijfsnaam, land, soort branche, voorkeurstaal, social media/bedrijfskanaal, vrijwillig verstrekte informatie.

Rechtsgrond: legitiem belang om de promotie van Alice's activiteiten te verzekeren.

Bewaartermijn: Totdat je hebt verzocht niet langer door Alice gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na je laatste contact met Alice, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

Inschrijven voor | een Alice (netwerk) evenement bijwonen

Doel: om een overzicht te hebben van de deelnemers aan het evenement (bijvoorbeeld na het werk, webinar, seminar, wedstrijd) en om na het evenement een vervolgcommunicatie te hebben.

Persoonlijke gegevens: voornaam, (werk) e-mailadres, achternaam, bedrijf.

Rechtsgrond: Toestemming.

Bewaartermijn: Totdat je hebt verzocht niet langer door Alice gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na je laatste contact met Alice, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

3.4 Uw bedrijf is een actieve Alice-klant

Als u dit beleid leest als werknemer van een bedrijf (”Eindgebruiker”) vertrouwend op Alice, houd er rekening mee dat uw werkgever (”Klant”) moet worden beschouwd als uw gegevensbeheerder (aangezien uw werkgever heeft besloten om op de oplossing te vertrouwen, ervoor kiest om een account aan te maken, enz.). Om de oplossing in te stellen, heeft uw werkgever ons mogelijk enkele van uw persoonlijke gegevens verstrekt (bijvoorbeeld uw naam, uw e-mailadres, enz.). In dit verband heeft Alice een gegevensverwerkingsbeleid aangenomen. Voor meer informatie over de oplossing kunt u altijd rechtstreeks contact opnemen met uw werkgever. In sommige uitzonderlijke gevallen treedt Alice echter op als uw gegevensbeheerder. Meer specifiek zal Alice optreden als uw gegevensbeheerder voor de volgende doeleinden:

Algemene communicatie en (technische) ondersteuning

Doel: om communicatie met en ondersteuning aan klanten mogelijk te maken.

Persoonlijke gegevens: voornaam, (werk) e-mailadres, achternaam, voorkeurstaal, functie, vrijwillig verstrekte informatie, telefoonnummer.

Rechtsgrond: In relatie tot de Klant: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Met betrekking tot de eindgebruikers: gerechtvaardigd belang om (technische) problemen zo snel mogelijk op te lossen en te communiceren met de door de klant aangewezen personen.

Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw bedrijf en Alice.

Facturering

Doel: om facturen op te stellen voor de Service | gebruik van het Alice-platform.

Persoonlijke gegevens: Voornaam, bedrijf, achternaam, (werk) e-mailadres, adres, btw-nummer, functie.

Rechtsgrond: Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: Tot één (1) na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw bedrijf en Alice.

Quotes | voorstellen

Doel: om (aanvullende) offertes op te stellen | voorstellen

Persoonlijke gegevens: Voornaam, bedrijf, achternaam, (werk) e-mailadres, adres, btw-nummer, functie.

Rechtsgrond: Legitiem belang om de nodige informatie te sturen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw bedrijf en Alice.

3.5 U bent | uw bedrijf is een partner of leverancier van Alice

Algemene communicatie en dienstverlening

Doel: om met u te communiceren in het kader van onze commerciële relatie.

Persoonlijke gegevens: Voornaam, e-mailadres, achternaam, telefoonnummer, bedrijf, voorkeurstaal, functie, vrijwillig verstrekte informatie.

Rechtsgrond: In relatie tot de Klant: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Met betrekking tot de eindgebruikers: legitiem belang om te communiceren met de door de klant aangewezen personen.

Bewaartermijn: voor de duur van uw commerciële relatie met Alice en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings) overeenkomsten die met Alice zijn gesloten.

Facturering

Doel: om uw facturen voor de geleverde diensten te betalen (incl. bijbehorende communicatie).

Persoonlijke gegevens: Voornaam, bedrijf, achternaam, (werk) e-mailadres, adres, financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer), functie, btw-nummer.

Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: voor de duur van uw commerciële relatie met Alice en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings) overeenkomsten die met Alice zijn gesloten.

4. Rechtsgronden

Meer informatie over de toepasselijke grond voor elk van de geïdentificeerde verwerkingsactiviteiten vindt u in paragraaf 3 hierboven. In het geval dat de rechtsgrond voor de verwerking een legitiem belang is, zal Alice altijd (i) beoordelen of dit in verhouding staat tot het doel waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld en gebruikt; en (ii) rekening houden met uw redelijke verwachtingen en zorgen voor een evenwicht met uw fundamentele rechten en vrijheden.

5. Bewaartermijn

Tenzij een langere bewaarperiode vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Alice uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die nodig is om het doel in kwestie te bereiken en te vervullen.

6. Bekendmaking van persoonlijke gegevens aan derden

Alice zal uw persoonlijke gegevens niet aan andere derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken die worden beschreven in dit privacybeleid. In dit verband kunnen (sommige van) uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan:

‍

Verwerkers die namens ons optreden (d.w.z. partners, leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners die door Alice worden ingeschakeld,...), zoals software- en cloudproviders, marketingbureaus, freelancers, webhostingbedrijven, leveranciers van analysetools, vertaalbureaus, enz. Alice sluit een verwerkersovereenkomst met de partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens voor de uitvoering van hun diensten;
‍
Marketing- en communicatieadviseurs;
‍
IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden;
‍
Externe advocaten en adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen we uw persoonlijke gegevens (inclusief uw e-mailcorrespondentie) bekendmaken aan advocaten en externe adviseurs wanneer dit nodig is om ons advies te geven of om onze of uw rechten uit te oefenen;
‍
Boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars van Alice;
‍
Toezichthoudende autoriteiten en andere autoriteiten: in bepaalde gevallen kunnen we uw persoonsgegevens bekendmaken aan toezichthoudende autoriteiten, politie, justitie of andere autoriteiten als we van mening zijn dat we daartoe verplicht zijn op grond van toepasselijke wet- of regelgeving of op basis van een ander wettig verzoek of bevel;
‍
Aan de koper (of potentiële koper) van alle bedrijven of activa die we verkopen (of overwegen te verkopen).

7. Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens

In het geval dat een van de bovengenoemde derden of andere ontvangers zich in een land buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, zorgt Alice ervoor dat een of meer van de vermelde door de EU goedgekeurde waarborgen aanwezig zijn: (i) adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; (ii) Overeenkomst inzake gegevensoverdracht (cfr. de standaardcontractbepalingen zoals bepaald in het Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Europese Commissie van 4 juni 2021, inclusief de uitvoering van een overdrachtseffectbeoordeling); (iii)) Bindende bedrijfsregels; of certificeringsmechanismen.

‍

8. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

De wetgeving inzake gegevensbescherming (bijvoorbeeld GDPR) geeft u bepaalde rechten over uw persoonlijke gegevens ten opzichte van Alice. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen, zoals gespecificeerd in paragraaf 11, en door het rechtenformulier van de betrokkene te gebruiken.

‍

Toegang: u kunt om bevestiging vragen of persoonsgegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt. Als dat het geval is, kunt u ons vragen om u kopieën van uw persoonlijke gegevens te geven. Voor deze service kunnen we een kleine vergoeding in rekening brengen:
‍
Rectificatie: u kunt ons vragen om alle informatie waarvan u denkt dat deze onjuist | onvolledig is te corrigeren | aan te vullen;
‍
Verwijdering: u kunt ons vragen om uw persoonlijke gegevens te wissen, onder bepaalde voorwaarden. Houd er rekening mee dat in deze context bepaalde diensten niet langer toegankelijk zullen zijn en/of niet langer kunnen worden geleverd.
‍
Bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons zonder onderbouwing in het geval van direct marketing, of met onderbouwing in andere gevallen.
‍
Beperking van de verwerking: u kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken, tenzij we legitieme belangen hebben voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens die zwaarder wegen dan uw belangen.
‍
Overdraagbaarheid van gegevens: u kunt ons vragen om uw persoonlijke gegevens over te dragen naar een andere organisatie, of rechtstreeks naar u in een veelgebruikt gestructureerd formaat dat via een automatisch apparaat kan worden gelezen.

‍

U hebt het recht om te vragen niet het onderwerp van profilering te zijn, en u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder opgaaf van redenen in het geval van direct marketing, of op gronden die verband houden met uw specifieke situatie in andere gevallen.

Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking. Houd er rekening mee dat het in dergelijke gevallen niet langer mogelijk is om onze diensten aan u te verlenen.

‍

Je kunt je gedateerde en ondertekende aanvraag op basis van bovenstaande rechten sturen naar hello@alice.law. Alice kan je verzoek niet behandelen zonder bewijs van je identiteit. Houd er rekening mee dat de toepasselijke wetgeving uitzonderingen kan bevatten op en voorwaarden kan opleggen aan de uitoefening van de bovenstaande rechten.

‍

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (d.w.z. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit of de gegevensbeschermingsautoriteit van (i) uw woonplaats of (ii) uw werkplek) indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de privacywetgeving. U kunt een e-mail sturen naar de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op contact@apd-gba.be of elk ander e-mailadres verstrekt door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.dataprotectionauthority.be/citizen/actions/contact).

‍

9. Beveiliging

Alice verbindt zich ertoe redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke informatie en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonlijke gegevens te voorkomen.

10. Updates

We hebben het recht om dit privacybeleid bij te werken door een nieuwe versie op de website te plaatsen, waarbij we de herzieningsdatum bovenaan dit privacybeleid zullen aangeven. Daarom wordt het ten zeerste aanbevolen om regelmatig de website en de pagina met het privacybeleid te raadplegen om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

11. Meldingen en vragen

Meldingen in het kader van dit privacybeleid (zoals het uitoefenen van uw rechten als betrokkene) en/of vragen of opmerkingen met betrekking tot de bepalingen van dit privacybeleid moeten worden gericht aan hello@alice.law.